Tabelas e Consultas

Tabelas


-O que são e como funcionam.
-
Abrir uma tabela.
-Alternar entre as vistas de uma tabela.

Consultas


-
O que são e como funcionam.
-
Criar uma consulta.
-
Consulta Selecção.
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Consulta Acção.
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Consulta Eliminação.
-
Consulta acrescentar.
-
Consulta criar tabela.

Trabalhar com Tabelas e Consultas


-
Adicionar uma tabela ou consulta a uma consulta.
-
Adicionar um campo (consulta) e uma tabela na vista de folha de dados.
-Definir ou alterar a chave primária.
-
Criar uma nova tabela vazia.
-
Importar ou ligar dados.
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Importar ou ligar dados de uma folha de cálculo.
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Alterar a estrutura da tabela a partir da janela relações.
-
Criar um índice para localizar e ordenar registos mais rapidamente.
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Decidir os campos a indexar.
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Dividir uma tabela em tabelas relacionadas utilizando o assistente de análise de tabelas.
-
Definir relações entre tabelas.



 

Tabelas

O que são e como funcionam

A Tabela é a estrutura fundamental de um sistema de gestão de bases de dados relacionais. É um conjunto de dados sobre o tópico específico como, por exemplo, produtos, fornecedores ou alunos.

A utilização de uma tabela diferente para cada tópico significa que os dados são guardados uma única vez, o que torna a base de dados mais eficiente e reduz o número de erros durante a introdução de dados. As tabelas organizam os dados em colunas (chamadas Campos) e linhas (chamadas Registos).

Segue-se um esquema para mostrar os comandos da Barra de menus, os botões da Barra de ferramentas e um exemplo de uma tabela (preenchida com alguns dados):

 

Na presente vista, a vista de Folha de dados da tabela, pode adicionar, editar ou ver os dados contidos numa tabela. Também pode verificar a ortografia e imprimir os dados da tabela, filtrar ou ordenar os registos, alterar o aspecto da folha de dados ou alterar a estrutura da tabela adicionando ou eliminando colunas.

 

Seguem-se duas tabelas relacionadas Fornecedores e Produtos:

 

 

Na vista de Estrutura da tabela, pode criar uma tabela completa desde o início ou adicionar, eliminar ou personalizar os campos de uma tabela já existente, como se mostra de seguida:

 

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Abrir uma tabela

  1. Na janela Base de dados, faça clique sobre o separador Tabelas.
  2. Faça clique sobre o nome da tabela que deseja abrir.
  3. Para abrir a tabela na vista de estrutura, faça clique sobre Estrutura.
  4. Para abrir a tabela na vista de folha de dados, faça clique sobre Abrir.

 

Segue-se uma imagem ilustrativa de como abrir uma janela, apresentando a janela Base de dados:

 

 

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Alternar entre as vistas de uma tabela

As tabelas têm portanto duas vistas: a vista de estrutura e a vista de folha de dados. Utilize a vista de estrutura para criar e modificar a estrutura de uma tabela. Utilize a vista de folha de dados para ver, adicionar, eliminar e editar dados numa tabela:

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Consultas

O que são e como funcionam

As consultas são utilizadas para ver, alterar e analisar dados de diferentes maneiras. Também as pode utilizar como fonte de registos para formulários e relatórios. Seguem-se três exemplos de consultas:

 

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Criar uma consulta

O Microsoft Access pode criar consultas, para que não tenha que estruturar uma de raiz:

Após o clique no separador Consultas e depois de fazer clique no botão Novo, aparece-lhe a caixa de diálogo Nova consulta:

 

 

Após optar se pretende ou não recorrer a um assistente, terá de escolher a(s) tabela(s) e/ou consulta(s) a inserir na nova consulta. Para isto basta fazer clique sobre a tabela/consulta e depois clicar em Adicionar:

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Consulta Selecção

A consulta Selecção é o tipo mais comum de consulta. Uma consulta selecção obtém dados de uma ou várias tabelas utilizando os critérios especificados pelo utilizador, apresentando-os, em seguida, pela ordem pretendida, como se mostra em seguida:

 

Pode criar uma nova consulta com um assistente ou iniciar uma nova na vista de estrutura da consulta. Na vista de estrutura, especifique os dados com que pretende trabalhar adicionando as tabelas ou consultas que contêm os dados e, em seguida, preenchendo a grelha da estrutura. Segue-se um exemplo:

 

 

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Consulta Acção

Uma consulta Acção é uma consulta que efectua alterações para muitos registos apenas numa operação. Existem quatro tipos de consultas acção: criar tabela, eliminação, acrescentar e actualização.

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Consulta Eliminação

Elimina um grupo de registos de uma ou mais tabelas. Por exemplo, pode utilizar uma consulta Eliminação para remover produtos descontinuados ou para os quais não existem encomendas. Com as consultas Eliminação, elimina sempre registos inteiros e não apenas campos seleccionados dentro dos registos.

Pode utilizar uma só consulta eliminação para eliminar registos de uma única tabela, de múltiplas tabelas contidas numa relação um-para-um ou de múltiplas tabelas contidas numa relação um-para-muitos, se as propagações de eliminações estiverem activadas (por exemplo, todos os clientes da Irlanda e respectivas encomendas). No entanto, se necessitar de incluir a tabela "muitos" juntamente com a tabela "um", de forma a poder adicionar critérios, terá de executar a consulta duas vezes, visto a tabela não poder eliminar os registos da tabela primária e as tabelas relacionadas em simultâneo.

Poderá diferenciar uma relação um-para-muitos na vista de estrutura da consulta se olhar para as associações entre tabelas. Se a extremidade de uma associação estiver assinalada com o símbolo de infinito, significa que é uma relação um-para-muitos. Se ambas as extremidades estiverem assinaladas com um 1, é porque se trata de uma relação um-para-um.

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Consulta Actualização

Efectua alterações globais para um grupo de registos em uma ou mais tabelas. Por exemplo, pode aumentar os preços 10 por cento para todos os lacticínios ou pode aumentar os salários 5 por cento para as pessoas de uma determinada categoria profissional. Com uma consulta Actualização, pode alterar dados nas tabelas existentes.

Alterar registos utilizando uma consulta actualização:

 

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Consulta Acrescentar

Acrescenta um grupo de registos de uma ou mais tabelas ao fim de uma ou mais tabelas. Por exemplo, suponha que obtém alguns clientes novos e uma base de dados que contém uma tabela de informações sobre esses clientes. Para evitar ter de introduzir todas estas informações, gostaria de acrescentá-la à tabela Clientes. As consultas Acrescentar também são úteis para:

Acrescentar registos de uma tabela a outra:

 

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Consulta Criar tabela

Cria uma tabela nova a partir da totalidade ou de parte dos dados existentes em uma ou mais tabelas. As consultas Criar tabela são úteis para:

Para criar uma nova tabela a partir de uma consulta:

 

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Trabalhar com Tabelas e Consultas

Adicionar uma tabela ou consulta a uma consulta

  1. Abra uma consulta na vista de estrutura.
  2. Na barra de ferramentas, faça clique sobre Mostrar tabela.
  3. Na caixa de diálogo Mostrar tabela, faça clique sobre o separador que lista os objectos cujos dados deseja utilizar. Se a tabela de que precisa estiver noutra base de dados ou aplicação, ligue primeiro a tabela à base de dados activa.
  4. Faça clique sobre o nome do objecto que deseja adicionar à consulta. Para seleccionar mais objectos um de cada vez, mantenha premida a tecla CTRL enquanto faz clique sobre cada nome de objecto. Para seleccionar um bloco de objectos, faça clique sobre o primeiro nome no bloco, mantenha premida a tecla SHIFT e, em seguida, faça clique sobre o último nome no bloco.
  5. Faça clique sobre Adicionar e, em seguida, faça clique sobre Fechar.

 

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Adicionar um campo (coluna) a uma tabela na Vista de folha de dados

  1. Abra a tabela na vista de folha de dados.
  2. Faça clique sobre a coluna à direita da posição onde quer inserir uma nova coluna e, em seguida, no menu Inserir, faça clique sobre Coluna.
  3. Faça duplo clique sobre o nome da nova coluna e, em seguida, escreva um nome para a coluna, observando as regras de nomenclatura de objectos.

Se quiser personalizar mais a definição de um campo, por exemplo, para alterar o respectivo tipo de dados ou para definir uma regra de validação, utilize a vista de estrutura da tabela.

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Definir ou alterar a chave primária

  1. Abra uma tabela na vista de estrutura.
  2. Seleccione o campo ou campos que pretende definir como chave primária.

  1. Faça clique sobre Chave primária na barra de ferramentas.

 

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Criar uma nova tabela vazia

O Microsoft Access faculta-lhe quatro formas de criar uma tabela em branco (vazia):

Independentemente do método utilizado para criar uma tabela, pode utilizar a vista de estrutura da tabela sempre que quiser, para personalizar mais a sua tabela, tal como adicionar novos campos, configurar valores predefinidos ou criar máscaras de entrada.

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Importar ou ligar dados

Antes de poder importar ou ligar dados, tem de criar ou abrir uma base de dados do Microsoft Access para conter as tabelas importadas ou ligadas.

O Microsoft Access pode importar ou ligar dados de outras bases de dados do Microsoft Access (versão 1.x, 2.0, 7.0/95 e 8.0/97), assim como dados de outros programas e formatos de ficheiros, tais como o Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro ou Paradox. Pode também importar ou ligar (só de leitura) tabelas e listas HTML, que podem estar no computador local, num servidor de rede ou num servidor Internet.

A importação de dados cria uma cópia das respectivas informações numa nova tabela na sua base de dados do Microsoft Access. A tabela ou o ficheiro de origem não é alterado neste processo. A ligação de dados permite-lhe ler e, na maior parte dos casos, actualizar dados na origem de dados externa sem ser necessária a importação. O formato da origem de dados externa não é alterado de modo a que possa continuar a utilizar o ficheiro com o programa que o criou originalmente, mas pode adicionar, eliminar ou editar os respectivos dados utilizando também o Microsoft Access.

O Microsoft Access utiliza ícones diferentes para representar tabelas ligadas e tabelas que são armazenadas na base de dados actual. Se eliminar o ícone para uma base de dados ligada, elimina a ligação à tabela, mas não a tabela externa.

Ao importar dados, não pode anexar dados a tabelas existentes (excepto quando estiver a importar folhas de cálculo ou ficheiros de texto). No entanto, uma vez importada uma tabela, pode executar uma consulta acrescentar para adicionar os respectivos dados a outra tabela.

Também pode importar objectos de base de dados, em vez de tabelas, tais como formulários ou relatórios, de outra base de dados do Microsoft Access.

Se precisar de executar regularmente uma operação de importação, pode automatizar o processo de importação de dados utilizando macros ou código do Visual Basic for Applications.

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Importar ou ligar dados de uma folha de cálculo

Pode importar ou ligar dados de uma folha de cálculo do Microsoft Excel (versões 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95 e 8.0/97). Também pode importar ou ligar (só de leitura) dados de uma folha de cálculo do Lotus 1-2-3. Em ambos os casos, os dados existentes na folha de cálculo têm de ser dispostos num formato de tabela apropriado. Antes de prosseguir, certifique-se de que a folha de cálculo possui o mesmo tipo de dados em cada campo (coluna) e os mesmos campos em todas as linhas.

Pode importar ou ligar todos os dados de uma folha de cálculo ou apenas os dados de um determinado intervalo de células. Embora crie normalmente uma nova tabela no Microsoft Access para os dados, também pode anexar os dados a uma tabela existente desde que os títulos das colunas da folha de cálculo correspondam aos nomes dos campos da tabela ou desde que a respectiva ordem das colunas seja a mesma:

 

  1. Abra uma base de dados ou mude para a janela Base de dados para a base de dados aberta.

  1. Para importar uma folha de cálculo, no menu Ficheiro, aponte para Obter dados externos e, em seguida, faça clique sobre Importar
  2. Na caixa de diálogo Importar (ou Ligar), na caixa Ficheiros do tipo, seleccione Microsoft Excel ou Lotus 1-2-3.
  3. Faça clique sobre a seta à direita da caixa Procurar em, seleccione a unidade e pasta onde está localizada a folha de cálculo e, em seguida, faça duplo clique sobre o respectivo ícone.
  4. Siga as instruções apresentadas nas caixas de diálogo do Assistente de Importação de Folhas de Cálculo. Se estiver a importar de um livro do Microsoft Excel versão 5.0, 7.0/95 ou 8.0/97, pode importar de uma folha de cálculo existente num livro. Não pode importar de nenhum dos ficheiros com múltiplas folhas de cálculo, tais como livros do Microsoft Excel versão 4.0 ou Lotus. Para importar destes ficheiros, tem primeiro de guardar cada folha de cálculo como um ficheiro individual.
  5.  

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    Alterar a estrutura da tabela a partir da janela Relações

    1. Na janela Relações, faça clique com o botão direito do rato sobre a tabela que quiser alterar e, em seguida, faça clique sobre Estrutura da tabela.
    2. Faça as alterações desejadas à definição da tabela.

 

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Criar um índice para localizar e ordenar registos mais rapidamente

Um índice ajuda o Microsoft Access a localizar e ordenar registos mais rapidamente. O Microsoft Access utiliza índices numa tabela da mesma forma que o utiliza o índice num livro: para localizar dados, procura a localização dos dados no índice. Pode criar índices criados num único campo ou em múltiplos campos. Os índices de múltiplos campos permitem-lhe distinguir entre registos nos quais o primeiro campo poderá apresentar o mesmo valor.

 

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Decidir os campos a indexar

Provavelmente, quererá indexar campos que procura com frequência, campos que ordena ou associa a campos de outras tabelas contidas em consultas. No entanto, os índices poderão retardar algumas consultas de acção como, por exemplo, consultas acrescentar, quando se tornar necessário actualizar índices de muitos campos durante a execução destas operações.

A chave primária de uma tabela é automaticamente indexada e não pode indexar um campo cujo tipo de dados seja Memo, Hiperligação ou Objecto OLE. No que diz respeito aos restantes campos, deverá considerar a hipótese de indexar um campo se todas as seguintes condições se aplicarem:

Índices de múltiplos campos

Se acredita que irá efectuar procuras ou ordenar frequentemente por dois ou mais campos em simultâneo, poderá criar um índice tendo em vista essa combinação de campos. Por exemplo, se define critérios para os campos Apelido e Nome da mesma consulta com frequência, faz sentido criar um índice de múltiplos campos em ambos os campos.

Quando ordenar uma tabela através de um índice de múltiplos campos, o Microsoft Access ordenará, em primeiro lugar, pelo primeiro campo definido para o índice. No caso de existirem registos com valores em duplicado, o Microsoft Access ordenará, em seguida, pelo segundo campo definido para o índice e assim sucessivamente.

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Dividir uma tabela em tabelas relacionadas utilizando o Assistente de Análise de Tabelas

Se a sua base de dados tiver uma tabela que contém informações duplicadas num ou mais campos, pode utilizar o Assistente de Análise de Tabelas para dividir os dados em tabelas relacionadas para que possa guardar os dados de um modo mais eficiente. Este processo é denominado Normalização:

 

  1. No menu Ferramentas, aponte para Analisar e, em seguida, faça clique sobre Tabela.
  2. Siga as instruções indicadas nos passos do Assistente de Análise de Tabelas.

 

Pode especificar as tabelas que pretende que o assistente crie ou fazer com que o assistente normalize a tabela por si. Após a definição das novas tabelas propostas, o assistente ajuda-o a organizar os dados que a tabela original repetiu inconsistentemente. No último passo, poderá criar uma consulta para visualizar todas as informações provenientes das tabelas divididas numa única folha de dados semelhante à tabela original.

 

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Definir relações entre tabelas

  1. Feche as tabelas que tiver abertas. Não pode criar ou modificar relações entre tabelas abertas.
  2. Se ainda não o tiver feito, mude para a janela Base de dados. Prima F11 para mudar para a janela Base de dados a partir de qualquer outra janela.
  3. Faça clique sobre Relações na barra de ferramentas.
  4. Se a sua base de dados não tiver nenhuma relação definida, a caixa Adicionar tabelas/consultas será mostrada automaticamente. Se precisar de adicionar as tabelas que pretende relacionar e se a caixa de diálogo Adicionar tabela não for mostrada, faça clique sobre Mostrar tabela na barra de ferramentas. Se as tabelas que pretende relacionar já estiverem a ser mostradas, avance para o passo 6.
  5. Faça duplo clique sobre os nomes das tabelas que pretende relacionar e, em seguida, feche a caixa de diálogo Adicionar tabelas/consultas.
  6. Arraste o campo que pretende relacionar de uma tabela para o campo relacionado de outra tabela.

Notas:

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Original por: Fernando Tavares Ferreira
Adaptado por: Ademar Cruz